　　　　　　【導入事例】

受注・発注管理について
Ver6.0より、見積・受注・発注・仕入・売上までの連動が見直され、利用がしやすいものになり営業マン自身が操作をし、この流れを構築すると多大なメリットが生まれる。
事例1（岐阜県　T社）新建材、住設機器を専門に扱い、合板類やボード類の在庫は置くが、それ以外は受注・発注商品とし、無在庫経営を目指している。メーカー直送も多用する。弊社のDOS版からのリプレースのお客様で、旧システムでは1台だけの端末を使用して事務担当者が事後の売上入力、仕入入力をし、一般的な売掛金管理から実績管理までと在庫管理をしていたが、在庫管理については、決算時の基礎資料作りに過ぎないような管理だった。この度、Ver6.0にリプレースをし、端末を6台導入して営業マン1人に1台体制とした。導入時は、営業マンが本当に使えるかを懸念したが、思いのほか営業マンへの心証が良く、1回目の指導で受注入力から発注書の発行までができるようになり、発注書は印刷をしてからFAXのほか、直接FAX機能も多用している。その後間もなく、受注から売上への転送もマスターし、納品書の発行も営業マン自ら行うようになり、受注納期管理から仕入の状況管理まで全て画面上だけで、何の疑問や心配もなく行っている。パソコンへの入力作業を自分でやることになった・・の不平もなく、それよりも後の管理が今までより楽になった事への満足の方が大きい感じ。事務担当者は、各自が入力した発注明細を呼び出して仕入の入力をすることと、請求書の発行、入金、支払の入力だけになった。仕入の入力は即座に行うもので、従来は全て1人で入力していたことを思うと、桁違いに楽になった。副産物的に、商品の実際の動きと入力データにタイムラグがなくなり、倉庫の在庫がシステムに合って来た。システム上に在庫があればそれを信じて受注、売上ができるようになった。実際の在庫がおかしければすぐそのことが判明し、どこに手違いがあったか早期に確認できるようになり、担当者ごとの売値も、手書きで伝票発行をしていた頃よりもブレが少なくなり、他の担当者の売値にも気を配るし、利益率についても注意をするようになった。これらは、過去単価参照機能が有効に働いた結果であり、システムの真価は、営業マンが自ら使うことにより引き出される事を実感した。とにかく成功の要因は、社長をはじめ営業マンらに何の先入観もなく、言われた画面に言われた通りに入力をしてみた・・から始まったことと思われる。正に「案ずるより生むが易し」とはこの事を言うと思った。今までにも自動FAX機能を何社にもリリースしたが、全く控えの発注書を綴じるつもりもなく、FAX送信ログだけで管理をしているお客様はここしかいない。実際に、不明があればこのログを検索して、仕入先と意気揚々交渉をされていて、お客様からの受注は、現場でメモにして持ち帰るが、社に戻ったらすぐに受注入力を開始し、発注FAXが自動でされ入力済みのメモは即刻捨てられる。正に全て箱の中であり、それは非常に効果的で大変心地の良いモノなのである。

商品マスターの確立について
商品マスターを整備することは、原価取得、利益管理、品種管理等から始まる売上動向等の把握、今後の在庫管理に至るまで最重要課題です。
事例1（宮崎県　S社）建材が8割程度を占め、多くの営業マンも自らパソコンを操作しているが割合速く確立できた。まずは、商品マスターを作るに当たり専任に近い管理者がいたこと。その管理者は事務職でありながら、従来のシステムも担当しており、商品知識が十分にあった。管理者と経営責任者と密に連絡が取れており、「木材建太郎」を検討する段階から両者と営業代表者も同席していた。営業も含め、操作する者が従来の方法にこだわらず、新システムの必要性をそれなりに理解し、柔軟に取り組めたことと、経営者からの的確な説明が有ったことと思われる。具体的なデータ入力の大半を弊社でデータコンバートや手入力をし、早期に仕上げたことも成功要因ではあるが、商品マスター化する範囲を斬新的な判断で経営責任者が早い段階から決めていたことと、運用後も、管理者は商品マスターの登録にある程度指示を与え、キー、商品名の登録ルールを統一化してる。これらに関するオペレーターの人数はそれ程多くはない。2～3名のはず。
事例2（岐阜県　M社）東濃桧を中心とした大手メーカー。 DOS版よりのリプレースした得意先であるため、ある程度の商品マスターは存在したが、なかなか確立ができず停滞していた。今回、Windows版へ移行するにあたり、オペレーターをまず若い女性に入れ替えてしまったことと、手書きの単価表的なものを当初に入力した結果、自社の規格品は必ず商品マスターに有るはずで、もしうまくサーチできない場合は、めいめいに手打ちや商品マスター登録等をせず、手間がかかっても管理者に聞くようになり、未登録と判明すればその時点で管理者の確認のもとで商品を増やすことで多大な商品マスターが確立した。見積書作成は、DOS版では専任オペレーターが一手に引き受けていたが、現在は営業マンが自ら入力できるようになり、不明な点は管理者に気安く聞ける環境にある。また、注文材もかなりあるが、注文材と規格品の判定をめいめいに良く理解しているようである。
事例3（大阪府　S社）大阪本社、静岡、佐賀、四国に支店を持ち、専用回線で結び、倉庫別の在庫を把握して、倉庫間移動も頻繁に行われるが現実に近いデータの入力を可能にしている。扱い商品は、外材、合板類、新建材、建材、住器に至るまで幅広い。やはり、大阪本社に専任管理者がおり、各支店からはパソコン通信上の音声通話で気軽に問い合わせできる体制を持ち、在庫品、取り売り品の的確な指示を飛ばしている。全社でのオペレーター数は10人を越えるものと思われるが、統制が取れている感じ。当初の商品マスター作成は、管理者がコツコツと従来のオフコンのリストをベースに手入力して仕上げ、キーの付け方、登録の範囲、支店別の特性等は、各支店長と事前に打ち合わせはしていたが、ほとんどは管理者の独断で進めた。各支店のオペレーターは、当然従来のオフコンの慣れは大きかったはずだが、新たに進める在庫管理の必要性を理解しており、質問が出ることは多かったが不満は規模の割に少なかった。
事例4（岐阜県　S社）取引内容は木材がほとんど。入力オペレーターは3人程度で、商品マスターは社内の単価表にあるもののみを登録している。登録の必要がありそうな商品が発生した場合は、必ず管理者に商品マスターに追加すべきかの確認を取る事とし、入力オペレーターの判断だけで勝手に登録はしないようにしている。それ以外に仕入先名の商品、例えば「飛水木材株式会社」のような商品を仕入先の数だけ登録して、商品登録をしない商品については、仕入・売上入力時に前述の「仕入先名の商品」を呼び出して、それを上から正式な商品名に打ち変えており、こうすることにより、今回限りのような商品はマスター登録はしないが、「仕入先名の商品」を一度呼び出してから打ち変える事により1つの商品として集計される。簡単にまとめると、自社の規格品は商品別に仕入、売上集計を取り、在庫管理もしっかりやり、その他の商品については「○○社から仕入れた規格外の商品が全部でいくつ残っているか」だけを管理し、各種明細メンテナンス画面では「仕入先名の商品」の商品コードで検索すれば、その仕入先から仕入れた、常時在庫品以外の商品について一覧表示もできる。
事例5（奈良県　K社）弊社DOS版からのリプレースの得意先で、9割近くが建材。商品マスターは仕入業者より提供の商品データ（90万点）を弊社にてコンバートし、かなりのソフト変更をしたが、商品を在庫商品、取り売り商品のように分け、在庫管理などの必要な商品のみのデータを取るようにした。商品は新規で発生するもの全部を登録し、入力オペレーターの作業を簡略化する事を考え、90万点の商品ではとても原価などをメンテできる訳はなく、利益管理が難しくなるが、このあたりの解決策は「原価の取得について」、「売上単価の決定について」で説明をする。この会社では手書きの納品書は一切使用せず、全てコンピュータにより納品書の発行を行い、伝票発行時には単価を印字しないようにし、後で管理者が専用画面にて単価の入力を行う。これにより急ぎの伝票発行が発生した時など、誰でも伝票が発行でき、さらに、全ての伝票に対し管理者が目を通すことになり営業マンごとの原価、売価のバラつきを防ぐことができる。

原価の取得について
事例1（岐阜県　M社）規格品については商品マスターに規定の原価が登録してありそれがベースにされる。難しいのは注文材だが、ほとんどの物件が見積からスタートし、担当営業マンが見積段階で売単価、原価の登録をし、このデータが売上へ連動して行くので専任オペレーターは知らずともそれなりの利益が把握できる。また、電話、FAX、メール等での注文は、受注入力から先を入力するが、この時点で営業担当が原価の入力をしていて、個人個人でのバラつきはある程度はあると思われるが、社内ルールの打ち合わせが良くできている感じで、問題視されない程度だと思われる。とにかく、全ての営業マンが自ら責任を持って入力していることが、専任オペレーターの負担を軽減しているし、間違いも少なくしている。
事例2（宮崎県　S社）こちらも、見積・受注から取引が開始されているケースが多く、原価入力は営業マンの仕事になっている。また、新建材が多く、個人別に、仕入予定価格を受注段階の原価としているが、取引量の多い一般的な商品は移動平均原価を採用している。
事例3（奈良県　K社）受・発注を完全にしていることが特徴で、取り売りが多い会社では素晴らしい効果を生むと思われる。まず木材については、単価設定オプションをカスタマイズし、販売単価の決定と、原価の取得を自動化している。単価設定オプションの詳しい説明はここでは省くが、単価設定の木材用掛率の計算を使用して材種等級、寸法などにより、商品の原価を自動で取得している。次に、建材については前述の「90万点の商品マスター」に全て定価が入っており、「定価の○○％」のような入力を可能にしている。さらに、取り売り商品については、発注内容を全て入力し、パソコンからダイレクトFAXを使用している。これにより、在庫商品以外の取引については発注額が自動で原価にセットされる。仕入先からは、ほぼ発注単価通りに入荷するが、差がある場合は仕入入力で単価を訂正することにより売上原価に絡む仕組みを持つ。

売上単価の決定について
事例1（奈良県　K社）この会社では前述の「90万点の商品マスター」と単価設定オプションシステムを有効に使っている。木材については、前述の方式により自動で原価が計算され、その原価に得意先ランク別の掛率を掛けて売上単価を決定している。建材についても前述の「90万点の商品マスター」に全て定価が入っており、「定価の○○％」のような入力や、原価に対してのランク別掛率を使用して単価を決定している。
事例2（岐阜県　M社）規格品には商品マスターに定価が登録してあり、それを目安にして過去単価表示機能の利用をしている。今後、注文材について単価設定強化オプションの利用を考えている。